Опыт внедрения среды общих данных Vitro
Перед каждым предприятием в определенный момент встает необходимость стандартизации своей деятельности, автоматизации производства продукции и прозрачности происходящих при этом процессов. Наша компания — не исключение. При этом не менее важным аспектом является обеспечение безопасности документов и проектной информации. Рассказываем, какой путь выбрала «Новация» для решения этих важных и глобальных задач.
О предпосылках
Единый источник информации — это правильная стратегия на всех уровнях. Руководство компании должно иметь доступ к актуальным данным о работе подразделений и статусе проектов. Руководители проектов — о том, как и где хранятся данные по этим проектам. Сотрудники должны знать, по каким стандартам они будут создавать проект, проходить процедуры согласования, в какие сроки им укладываться.
Хранение информации должно обеспечивать ее безопасность и возможность версионирования. Документооборот должен производиться в электронном виде и быть связанным с основным хранилищем проектной информации, как и планирование по проектам.
Всё это привело нас к выбору единого источника данных — среды общих данных (СОД).
Эту схему видел каждый. Кстати, такая организация работы — не аксиома
О сложностях выбора программного решения
При постановке задачи мы учитывали множество факторов.
Прежде всего, удобство пользователей. Никто не станет работать в системе, если она не отвечает базовым потребностям большинства пользователей. А это значит — работа через Проводник и интеграция с основным программным обеспечением. На этом этапе «отсеивается» большинство решений на российском рынке, позиционирующих себя как СОД.
Затем — безопасность и скорость работы. Поскольку мы всё-таки проектная компания и работаем с достаточно «большими» файлами, облачные решения — не для нас. Выход — разворачивание системы на собственных серверных мощностях.
Система также должна была заменить нам Directum, который использовался как обособленная программа ЭДО. А это и выдача заданий между отделами, и процессы согласований документов и договоров, и «электронный» след в работе. Опять же, всё это надо было связать с файлами по проектам, иначе получилась бы все та же «вещь в себе».
Также нужно было уходить от разрозненности и неактуальности план-графиков по проектам. MS Project — программа, безусловно, хорошая, но совместную работу с графиками и задачами не обеспечивает.
Было также множество более мелких критериев для выбора, и в итоге мы остановились на системе Vitro (разработчик — компания «Витро Софт»).
О продукте
Vitro существует на рынке достаточно давно, более 10 лет, а клиентами компании «Витро Софт» являются достаточно крупные проектные и девелоперские компании в РФ.
Система имеет как облачный вариант, так и вариант с развертыванием на серверах компании. Лицензирование может осуществляться также различными способами. Кроме того, Vitro — это модульное решение, и каждый клиент сам решает, за что ему платить, а какие модули пока покупать не стоит.
Система для пользователя имеет несколько типов отображения. В нее можно попасть как через браузер, так и через Проводник Windows.
Структура системы
Главная страница системы в браузере
О преимуществах, которые мы получили
Не будем дублировать описанные в начале статьи критерии, по которым осуществлялся выбор среды общих данных. Остановимся на основных преимуществах.
Единообразная структура проектов
На первый взгляд, это не так важно: ну хранили раньше файлы на сервере как попало, но ГИП-то с командой проекта всегда знают, где у них что лежит! А если кто-то в отпуске? Или по другим причинам не занят на проекте? На самом деле, порой просто на поиск и систематизацию информации тратилось по суммарно несколько рабочих часов в месяц! СОД позволила нам создать единую структуру для проектов, и, что самое важное — с необходимым распределением прав доступа, что при организации работы на сервере — боль и печаль IT-специалиста.
Совместная работа
Каждый день в чатах проектов появлялись сообщения подобного плана: «Закройте вот этот файл, я пересохраню» или «У кого открыт файл?». А восстановление файлов, удаленных с сервера — целая отдельная задача для IT-специалиста. Vitro позволила нам разделить понятия «открыть файл на посмотреть» и «редактировать файл». К тому же мы получили прозрачность «в моменте» (видно, кто в данный момент работает с документом) и в «истории» файлов — система обеспечила версионность данных.
Интеграция с ПО
Vitro имеет встраиваемые плагины в ПО Autodesk и MS Office, также для клиентов доступны другие интеграции. Более того, система обеспечивает некоторый уровень автоматизации: например, функционал «Синхронизация атрибутов» позволяет мгновенно заполнить важные проектные данные в файлах — шифр и название проекта.
Плагин Vitro для Autodesk Revit
Рабочие процессы
В отличие от обособленных ЭДО, в Vitro электронные задачи запускаются прямо «на файлах». Это важная особенность данной системы. Любая задача цепляется к контенту, то есть «живет» вместе с проектными данными и влияет на их статус. Так, мы организовали процессы выдачи заданий и согласования документации в компании. Все это связано с реестром замечаний, который также реализован в системе. Более того, мы полностью заменили функционал Directum в части делопроизводства!
Пример организации бизнес-процессов
Общий вид окна процессов
Планирование
Модуль Vitro Planner — несколько обособленный, но все же связан с основной СОД. Его преимущество — он работает в браузере и имеет 2 интерфейса — для руководителей (с диаграммой Ганта и прочими преимуществами) и для исполнителей (список задач с упрощенным функционалом). Тут внедрение еще не закончено — план-графики по проектам в системе присутствуют, но за их актуальностью нужно следить, равно как и за статусами задач. Планируем развитие данного модуля совместно с «Витро Софт» в части улучшения функционала под наши нужды: простановка % выполнения задач вручную и сбор необходимых отчетов.
Vitro Planner
О трудностях в процессе внедрения
Дифирамбами не ограничимся. Любая система (а Vitro — система большая и сложная) может иметь ряд недостатков, а любой человек (а сотрудник — тоже человек) по своей природе сопротивляется изменениям. Тем не менее, внедрение в целом прошло достаточно «гладко». Отметим здесь, что для организации такой системы в компании всегда необходим сотрудник (или группа сотрудников), кто будет заниматься следующими задачами:
- обучение основам работы системы, изучение пространства «под капотом»
- формирование системы хранения информации и распределение прав доступа (Vitro позволяет создать любую структуру по вашему желанию)
- развертывание системы совместно со специалистами Vitro
- организация резервного копирования (своими силами)
- формирование базы знаний компании о системе (да, мы написали 6 собственных методичек и записали видеокурс)
- обучение сотрудников (а также техническая и порой — психологическая поддержка при адаптации)
- устранение неполадок с технической поддержкой «Витро Софт», обратная связь с разработчиком
Также пока слабым местом системы остается возможность гибкого формирования отчетов по различным критериям. Это — одно из перспективных направлений развития.
О сроках
Обучение и развертывание системы заняли 3 месяца. Далее еще 3 месяца — пилотный проект и донастройка модулей. И, конечно — формирование плана развития системы.
Путь, который мы прошли
О том, что еще впереди
На данном внедрении было принято решение отказаться от модулей, которые могут также быть включены в систему. Это — просмотр и комментирование BIM-модели в системе, подписание документов ЭЦП и QR-кодирование чертежей. Поскольку «Новация» — проектная организация, данные модули для нас неактуальны (по крайней мере — пока). Но они могут заинтересовать строительные компании-девелоперы.
Также ждем новое обновление системы, в котором разработчик обещает новый интерфейс, более глубокую интеграцию с Revit Server и многое другое.
Совместно с «Витро Софт» рассчитываем на развитие модуля Planner и на его более глубокую интеграцию с основной системой (например, связь процессов согласования чертежей и задач план-графика проекта), а также на появление мобильного приложения.
Проектная мастерская «Новация» и дальше будет развивать свое единое цифровое пространство.
